La XLVII Jornada del Observatorio de Protocolo y Eventos, celebrada el 16 de junio de 2026, contó con la participación de Candelas Martín de Cabiedes, directora general de Europa Press, que expuso el modelo de organización de eventos que aplica la agencia. La sesión llevó por título “De la estrategia al detalle. La organización de eventos en Europa Press”.

Martín de Cabiedes articuló su intervención en torno a cuatro ejes: pluralidad y neutralidad, diseño estratégico, capacidad de convocatoria y producción profesional. Bajo esos principios, Europa Press organiza desayunos informativos, encuentros sociosanitarios y deportivos, jornadas temáticas, foros sectoriales y eventos empresariales.

El protocolo no empieza cuando llegan los ponentes

El protocolo fue uno de los temas centrales de la jornada. Y la posición de Europa Press al respecto es clara: no se trata de establecer precedencias ni de distribuir invitados en una sala. Su función arranca en la fase de diseño del evento y no termina hasta que el último asistente ha salido.

Eso incluye la elección del espacio, la recepción de autoridades, la coordinación de accesos, la definición de recorridos y la relación con los equipos de seguridad y protocolo de los participantes. Cuando hay responsables políticos o institucionales en el programa, el trabajo previo con sus gabinetes es especialmente detallado: accesos, tiempos, movimientos, necesidades concretas.

Anticipar esos factores reduce incidencias el día del evento y garantiza que la experiencia de ponentes y asistentes responda al carácter institucional del encuentro.

El trabajo decisivo ocurre antes de abrir las puertas

La directora general fue rotunda en este punto: una parte determinante del resultado se produce mucho antes de que comience el acto. Planificación previa, asignación clara de responsabilidades, confirmaciones tempranas y comunicación constante entre todos los equipos implicados.

El problema es que la agenda política e institucional no siempre lo facilita. En algunos encuentros, la confirmación definitiva de un ponente llega con apenas diez días de margen. El periodo razonable para organizar una convocatoria en condiciones estaría entre tres semanas y un mes, pero no siempre es posible.

Esa tensión entre planificación y urgencia obliga a tener procesos definidos de antemano, proveedores de confianza y capacidad para ajustar la producción, las invitaciones y la logística cuando cambia algo en el último momento.

Llenar la sala no es el objetivo

Otra de las ideas que quedó clara durante la sesión: el valor de un evento no se mide por el aforo ocupado. Europa Press prefiere una sala con los perfiles adecuados a una sala llena de asistentes sin relación directa con el tema.

La gestión de las bases de datos es, por eso, una tarea permanente y transversal a varios equipos. Su correcta segmentación permite enviar cada convocatoria a quien realmente importa, evitar invitaciones indiscriminadas y mantener una red de asistentes recurrentes. La capacidad de convocatoria, así entendida, es uno de los activos reales de los eventos de la agencia.

El contenido manda, y la moderación también

El criterio editorial pesa en la selección de temas y ponentes. No basta con que alguien sea relevante en su sector; tiene que poder aportar información, análisis o perspectiva útil para los asistentes. Esa exigencia se traslada también a la moderación: neutralidad, respeto a los tiempos y profesionalidad.

Los eventos de Europa Press no se plantean como actos de relaciones públicas sino como espacios informativos. Los principios de rigor, independencia y pluralidad de la agencia se aplican igual en el escenario que en la redacción. Eso condiciona quién participa y cómo se tratan las intervenciones.

Lo que ocurre fuera del escenario también forma parte del evento

La jornada puso sobre la mesa algo que se olvida con facilidad: una parte importante del valor de un evento se genera en los márgenes del programa oficial. La recepción, los espacios de encuentro informal, el diseño de las mesas, los tiempos antes y después de las intervenciones.

Esos momentos facilitan el contacto entre representantes de distintas organizaciones y convierten el evento en algo más que una sucesión de ponencias. La planificación, por tanto, debe contemplar también la circulación de los invitados, la disposición del espacio, la visibilidad de las marcas, la atención personalizada y el seguimiento posterior.

Un equipo propio que controla el proceso de principio a fin

Europa Press organiza cerca de cien eventos al año con un equipo interno que asume la coordinación integral de cada proyecto: proveedores, producción técnica, personal de apoyo, pruebas de sonido e imagen, preparación del espacio, gestión de invitados y atención a ponentes y autoridades.

Se trabaja con proveedores externos cuando el espacio o el tipo de evento lo requiere, pero la dirección del proceso no sale del equipo de la agencia. Eso permite mantener criterios de calidad homogéneos y que la producción responda siempre a los objetivos informativos e institucionales de cada encuentro.

El evento sigue vivo cuando termina

La actividad no acaba con la última intervención. La cobertura periodística, los contenidos audiovisuales, las noticias y la difusión por distintos canales amplían el alcance del encuentro más allá de las personas presentes en la sala.

Esa capacidad de convertir un evento en contenido informativo es uno de los elementos que diferencian a Europa Press de otros organizadores. Una ponencia puede derivar en una noticia, una entrevista, una pieza audiovisual o material para distintos soportes y audiencias.

Innovar sin perder lo que ya funciona

Los nuevos formatos, las plataformas digitales y las herramientas tecnológicas abren posibilidades reales para enriquecer la experiencia de los asistentes y ampliar la difusión. Martín de Cabiedes lo reconoció, pero también advirtió de un riesgo concreto: innovar a costa de la identidad.

La incorporación de novedades debe ser compatible con la consistencia y los estándares que definen la marca Europa Press. La innovación no es una ruptura con el modelo; es una adaptación que no renuncia a lo que ya funciona.

De la estrategia al detalle

La XLVII Jornada dejó una conclusión de fondo: organizar un evento informativo es el resultado de muchas decisiones encadenadas. La estrategia, el contenido, la audiencia, el protocolo, la producción, la comunicación y la difusión posterior forman parte de un mismo proceso. Un fallo en cualquiera de esos eslabones afecta a la percepción global del encuentro.

La sesión cerró con una idea que resumió bien el espíritu de la jornada: el protocolo no es el último paso, sino uno de los elementos que hacen posible que la estrategia se convierta en una experiencia coherente, ordenada y creíble.

Candelas Martín de Cabiedes

Directora general de Europa Press. Su trayectoria profesional está vinculada a la dirección empresarial, el desarrollo de negocio y la organización de encuentros informativos e institucionales. Desde su posición en la agencia participa en el desarrollo de plataformas que reúnen a representantes de la vida política, económica y social, bajo los principios de independencia, pluralidad y rigor informativo.